Met alleen nieuwe software kom je er niet

Interview met Nicole Bakker
Bedrijf: VBK Bouwgroep

Meer en meer bouwbedrijven kampen met de vraag welke software ze moeten aanschaffen om de immer uitdijende administratieve rompslomp het hoofd te kunnen bieden. Softwareleveranciers spinnen daar flink garen bij, maar zoals bij alles geldt ook hier: bezint eer ge bezint.

Frans Stolk was jarenlang werkzaam bij grote softwarehuizen alvorens hij voor zichzelf begon. Nog steeds bemiddelt hij tussen bedrijven die hun ERP (Enterprise Resource Planning) software willen vernieuwen en de grote leveranciers, maar zijn eigenlijke rol is adviseur. Want, zo weet Stolk inmiddels uit ervaring, een nieuw computerprogramma lost niet alle problemen op, sterker nog het geeft meer kans op problemen.

In een het nummer van Cobouw Totaal, d.d. april 2006, is geschreven over Stolk en zijn bedrijf Bytes for Business naar aanleiding van zijn samenwerking met BouwfaKtor. Toen heeft hij uitgelegd dat steeds meer bouwers bij hem aankloppen met de vraag: “waarom werkt die dure nieuwe software niet bij ons?”. Aan de hand van een praktijkcase bij de Hoornse bouwer VBK verhaalt Stolk over hoe hij bedrijven probeert uit te leggen dat computerprogramma’s niet de oplossing zijn voor alle problemen.

Nicole Bakker is in haar functie als hoofd van het stafbureau van de Hoornse bouwonderneming VBK Groep verantwoordelijk voor personeelszaken, marketing en ICT. Zij zag zich een aantal jaren geleden geplaatst voor de vraag hoe een nieuw ICT pakket in de organisatie in te passen. “Zoiets doe je niet ieder jaar,” zegt Bakker. “Het kost ontzettend veel geld en dan wil je dus ook dat het werkt. In het verleden dachten we al eens vaker dat we een geïntegreerd softwarepakket hadden aangeschaft maar mijn ervaring was toch dat de verschillende afdelingen nog steeds als eilandjes opereerden.”
Stolk adviseerde Bakker om niet alleen uit te zien naar een softwareoplossing maar eerst de eigen organisatie eens goed door te lichten. Bakker: ”De VBK Groep heeft veel vestigingen en disciplines. Dat betekent meteen dat er meerdere mentaliteiten in het bedrijf aanwezig zijn. Deze verschillende mentaliteiten zijn de kracht van ons bedrijf maar ook onze achillespees, we wilden onze kracht behouden maar het overleg meer stroomlijnen en tegelijkertijd onze communicatie versterken.

Stolk: “Als integrale softwareoplossing koos de groep voor Navision. Geen onbekende in de bouw. Maar dat traject hebben we even op de achtergrond geparkeerd . Want voor zo’n integraal pakket was een aanpassing nodig van de organisatie.” Immers, voordat je een huis bouwt moet de fundering stevig genoeg zijn.
Bakker vult de adviseur aan. “Bij VBK bleek, naast de structuur ook de culturele component (zie kader) van doorslaggevend belang. Door de vele verschillende disciplines waren er ook veel verschillende culturen.
Deze culturen wilden we niet veranderen (kracht van de organisatie) maar wel een gezamenlijk doel geven binnen de totale VBK-groep. Dat is lastig want je wilt niemand voor zijn hoofd stoten. Je moet mensen uitleggen dat ze hun werk prima doen, maar dat er zaken zijn die we delen met elkaar.”

Samen met Stolk heeft Bakker de directie van de bouwonderneming ervan overtuigd dat er iets moest gebeuren. “We hebben een kader geselecteerd, praatsessies met het personeel en management gehouden. Dat bleek nuttig. Je zet mensen bij elkaar die elkaar normaal gesproken niet spreken. Uitkomst was dat informatie binnen het bedrijf niet voldoende gedeeld werd.”
“Terwijl dat nu juist noodzakelijk is als je een nieuw softwarepakket gaat introduceren,” reageert Stolk. “Er bleek ook uit dat je bij ons niet zomaar een nieuw pakket in de organisatie kunt dumpen en zeggen: ‘en nu aan het werk!’. Daarvoor werken er teveel zelfstandig ondernemers binnen de groep,” gaat Bakker verder. “We kregen dan ook veel over ons heen in het begin. Niet zo gek ook als je ergens de vertrouwde werkwijze op de schop wilt nemen. En ook het feit dat Frans meehielp leidde nog wel eens tot gemor. Voor veel medewerkers was dat toch een beetje een rare vent die af en toe moeilijke woorden gebruikte. Tja, we zijn wel een bóuwbedrijf he?”

In de visie van Stolk moeten bedrijven bewust zijn van het feit dat door het inbrengen van nieuwe techniek in de organisatie ook andere organisatie componenten veranderen. Daarom is het belangrijk dat een ICT-afdeling wacht met introduceren van de nieuwe software totdat de fundering in de organisatie, die de ICT moet dragen gelegd of herkend is. Binnen VBK kwam dit terug in de structuur en de cultuur van de organisatie.

Bakker erkent nu dat Stolk zijn waarde heeft bewezen. “Tegenwoordig is iedereen blij dat de vergaderingen nog maar zo kort duren. Dat is de invloed van Frans geweest. De effectiviteit en efficiency zijn groter. De afdelingen en de mensen zijn nader tot elkaar gekomen.”

 
Stolk: “Waarmee we aan hebben getoond dat iedere softwareproducent te snel door de bocht gaat als hij beweert dat je door zijn producten meer rendement en efficiency behaald kunnen worden in een korte tijd.
Dit is echt niet zo, bedrijven hebben minimaal drie tot vijf jaar nodig om te komen tot echte integrale verbeteringen indien ze alleen uitgaan van software. Indien gewerkt wordt volgens de methodiek die Stolk en Bakker aanhangen en eerst het fundament wordt gestort dan is software in staat om vele malen sneller rendement te leveren. Immers, alle onderdelen van een bedrijf moeten met elkaar in balans zijn en pas dan kán het zo zijn dat je beter en sneller werkt met behulp van een computerprogramma.”

Consistentiemodel

Organisatieadviseur Frans Stolk heeft zijn eigen methode ontwikkeld om bedrijven door te lichten. De hiervoor gebruikte inzichten komen voort uit jarenlange ervaring met verbeterprojecten, o.a. opgedaan met organisaties die ERP-software aanschafte, binnen allerlei branches en ERP leveranciers. Hij is ook bezig een wetenschappelijke basis onder zijn methode te leggen. Iets wat uiteindelijk moet resulteren in een proefschrift, waardoor meer mensen gebruik kunnen gaan maken van deze methodiek wat veel energie besparing oplevert. Stolk zou graag zien dat zijn methodiek overgenomen wordt door andere dienstverleners zodat de valkuilen vanuit het verleden vermeden kunnen worden.

“De B4B-methodiek gebaseerd op het consistentiemodel is ontwikkeld als alternatief voor de traditionele manier van organisatorische verbeterprojecten, waaronder software verbeteringen. Die zijn meestal gebaseerd op wat ik de knelpuntaanpak noem. Dat wil zeggen dat enkelzijdige ingrepen alleen de problemen oplossen die organisaties op dát moment ervaren maar met een enkelzijdige ingreep wordt het ene probleem weliswaar opgelost, maar er wordt tegelijk een ander probleem gecreëerd. Traditionele verbeterprojecten zijn nooit af, omdat er weinig rekening wordt gehouden met organisatorische samenhang binnen een bedrijf en er slechts aan symptoombestrijding wordt gedaan.”
Stolks B4B-methodiek legt via vier variabelen die in elk bedrijf voorkomen - structuur, strategie, cultuur en middelen – de voor ieder bedrijf unieke samenhang vast. Volgens Stolk brengt zijn methode structuur en overzicht aan in een verbeterproject. “Door de meerzijdige aanpak op meerdere niveaus van de organisatie uit te voeren vindt ook nog eens hiërarchische aansluiting plaats. Er wordt beter gecommuniceerd tussen de verschillende lagen.”

Wilt u reageren, klik dan hier....

Voor een overzicht van alle interviews, klik dan hier...