Het geheugen in de Bouw

Geheugensteun

Onder de noemer van kwaliteitsbeheersing en kennismanagement vinden goede initiatieven plaats om het proces te borgen en de lerende organisatie van tastbaar gereedschap te voorzien.
De vraag is echter of deze instrumenten ook gedragen en gebruikt worden door het management om te sturen en grip te houden op de bedrijfsvoering.

Garantie of niet

De beschikbare kwaliteit en kennisinstrumenten bevatten vaak een hoge mate van detail. Als het op sturen aankomt kan het management hiermee niet goed uit de voeten. Wij constateren op dat punt een kloof tussen de beleving van het management en de operationele werkelijkheid.

De aanwezigheid van deze instrumenten is dus nog geen garantie voor de daadwerkelijke beheersing van het proces. Laat staan dat het een garantie is voor een optimaal resultaat. Daar is meer voor nodig.

Wat dan wel

Aandacht en het juist gebruik door het management zijn wellicht de belangrijkste factoren om deze initiatieven hun vrucht te laten afwerpen. Daarnaast zijn er de instrumenten zelf. In welke mate ondersteunt het de integratie van het tactische en operationele niveau. Kijken we straks naar één afbeelding van de werkelijkheid?

De ervaring van de afgelopen 7 jaar heeft ons geregeld laten zien wat er mis gaat. Deden de bedrijven het lange tijd uitstekend, in korte tijd van een à twee jaar, was men niet meer in staat om de prestaties van daarvoor te evenaren.

Dat was geen commercieel of technisch probleem, maar een puur organisatorisch gebrek aan discipline en aandacht op alle niveaus om de bedrijfsprocessen continu goed te managen, afspraken te onderhouden en na te leven.

In die zelfde periode is veel inspiratie opgedaan bij initiatieven die laten zien hoe het ook “anders” kan. We praten dan over implementatietrajecten van procesmanagement volgens een specifieke “management methode”, die op hoog en laag niveau duidelijkheid geeft.

Procesmodel als geheugen

De toegepaste procesmanagement methode is gebaseerd op een procesmodel. Het model wordt elementair gevormd door “input”, “processtappen”, “output”.
Tot zover voor iedereen begrijpelijk en herkenbaar.

Het bijzondere van het model is dat het in een software systeem wordt beschreven dat er voor zorgt dat “de output van de een” gekoppeld wordt als “de input voor de ander”. Deze communicatieafspraken vormen de overgang van het ene proces naar het volgende proces.

Hebben wij binnen de organisatie wel dezelfde perceptie, van hetgeen nodig is om goed te communiceren en de processen goed op elkaar aan te sluiten. Het doel is hiermee “de processen” beter te stroomlijnen.

Managementoverzichten van de processen op een rij en de communicatielijnen ertussen geven nieuwe inzichten. Het legt de verbeterkansen bloot.

Gaande weg wordt tijdens het traject een stuk van het “collectieve geheugen” van organisatieafspraken vastgelegd in een procesmodel dat voor iedereen toegankelijk is. Er vindt reflectie plaatsvindt over problemen en oplossingsrichtingen. Die kunnen tastbaar worden ontworpen en afgestemd met alle betrokkenen voor het draagvlak, om daarna over te gaan tot de verandering zelf.

Goed voor de stakeholders

Door de procesmanagement methode toe te passen met behulp van de software tools, is een tastbaar organisatiegeheugen ontstaan. Dit geheugen evolueert in de loop der tijd op basis van ervaring, evaluaties en bijstelling van de afspraken.

Het integrale managementsysteem dat hiermee ontstaat is een klankbord voor besprekingen. Het is een stuurinstrument voor het management en een opleidingsinstrument voor medewerkers. Daarmee krijgen mensen de aandacht die zij in het licht van de organisatie verdienen.

Het management realiseert een zelfbewuste organisatie die dankzij het extra geheugen beter kan leren, verbeteren en onthouden. Daarmee schiet de kwaliteit en het rendement omhoog en daar plukken “alle stakeholders” de vruchten van.

David Ruting
Adviseur Bedrijfsprocessen

Reageer naar David Ruting door te mailen op david.ruting@commant.com.

Of klik hier voor een reactie naar BouwfaKtor.

Ga hier naar de website van David's onderneming